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上司と部下のコミュニケーションギャップを解消するコミュニケーション術

忙しくて意思疎通できないときの補助ツール交換“1行”日誌とは?

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2020.12.22 執筆者:和仁 達也

職場において忙しくなるとおちいるトラブルの1つが
「報告・連絡・相談がおろそかになって、険悪なムードになる」
ことです。

そこで今回は歯科医院で見かけた実例と対策法をシェアします。

院長は、「昨日指示したことの報告が全然来ない!」と
あるスタッフに対してイライラしていました。

一方、スタッフの言い分を聞くと

「院長が見るからに忙しそうで、タイミングがうまくとれず、
報告を切り出しづらい」

とのこと。さらに、

「院長だって、何の前触れもなく新しいコンピューターを買って、
『これ、使えるように説明書を読んでおいて』って!

何のためのものか、簡単な説明ぐらいしてくれてもいいのに」

と院長に対しても不満がたまっている様子。

お互いに意思疎通がとれない状態が続くと、
院内のムードがどんどん悪くなるのはあなたも経験があるかもしれません。

かと言って、

「まとまった時間でミーティングを開く余裕もない」

「パートスタッフもいるので、全員が集まるタイミングがない」

となると、いったい、どうすればいいのでしょうか?

これは、日々の小さな報告・連絡・相談の
仕組みがないところに問題があります。

そこでトライして欲しい簡単な補助ツールが、
院長とスタッフの「交換“1行”日誌」です。

ある医院では、「○○(医院名)ダイアリー」と名付けて、
診療後に院長から、

「①報告・発表したいこと」
「②注意したいこと」
「③確認したいこと」

を1行で簡潔に記します。

スタッフは全員、翌朝それを読み、
読んだ証拠をサインで残します。

そして、前日の業務内容を振り返り、

「①仕事中に気づいたことや疑問に感じたこと」
「②院長やスタッフに報告しておくこと」

を、やはり1行で簡潔に記します。
それは当然、院長が目を通します。

これを始めたことで、その医院は、
劇的にコミュニケーションがスムーズにまわり始めました。

もちろん、1行コメントだけでは、情報は正確には伝わりません。

ただ、そのダイアリーが引き金となり、
「詳しいことは直接本人に聞こう」
というきっかけを与えてくれているのです。

そして、本当に簡単な報告、たとえば

「クレームのあった患者Aさんには、例の資料を
渡してお詫びしたら、笑顔で対応してもらえた」

ということは、そのダイアリーを読んだスタッフ全員が
一瞬で共有できます。

それが頭に入っていれば、他のスタッフがあとで

「どんな資料を渡したんですか?」

と聞くチャンスも生まれます。

コミュニケーション上の問題は、
大抵は意思疎通不足によるものです。

そんなときは、完璧主義におちいらず、
解決のきっかけを与えてくれる補助ツールを
考えてみてはどうでしょうか。

 

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  • 和仁 達也

    ビジョンとお金を両立させる専門家、ビジョナリーパートナー。1999年に27歳で独立、月1回訪問・月額30万円以上の顧問先を複数抱える。継続期間は平均10年で、20年以上の支援先も。この高額報酬で長期契約が続く【パートナー型】コンサルティングを学びたいコンサルタントや士業が養成塾や合宿に1,000人以上参加。2015年に日本キャッシュフローコーチ協会を設立。CFコーチの育成と普及に注力。著書多数。

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