上司と部下のコミュニケーションギャップを解消するコミュニケーション術
忙しくて意思疎通できないときの補助ツール交換“１行”日誌とは？
2020.12.22 執筆者：和仁 達也
コミュニケーション伝え方安心安全ポジティブな場づくり
職場において忙しくなるとおちいるトラブルの１つが
「報告・連絡・相談がおろそかになって、険悪なムードになる」
ことです。
そこで今回は歯科医院で見かけた実例と対策法をシェアします。
院長は、「昨日指示したことの報告が全然来ない！」と
あるスタッフに対してイライラしていました。
一方、スタッフの言い分を聞くと
「院長が見るからに忙しそうで、タイミングがうまくとれず、
報告を切り出しづらい」
とのこと。さらに、
「院長だって、何の前触れもなく新しいコンピューターを買って、
『これ、使えるように説明書を読んでおいて』って！
何のためのものか、簡単な説明ぐらいしてくれてもいいのに」
と院長に対しても不満がたまっている様子。
お互いに意思疎通がとれない状態が続くと、
院内のムードがどんどん悪くなるのはあなたも経験があるかもしれません。
かと言って、
「まとまった時間でミーティングを開く余裕もない」
「パートスタッフもいるので、全員が集まるタイミングがない」
となると、いったい、どうすればいいのでしょうか？
これは、日々の小さな報告・連絡・相談の
仕組みがないところに問題があります。
そこでトライして欲しい簡単な補助ツールが、
院長とスタッフの「交換“１行”日誌」です。
ある医院では、「○○（医院名）ダイアリー」と名付けて、
診療後に院長から、
「①報告・発表したいこと」
「②注意したいこと」
「③確認したいこと」
を１行で簡潔に記します。
スタッフは全員、翌朝それを読み、
読んだ証拠をサインで残します。
そして、前日の業務内容を振り返り、
「①仕事中に気づいたことや疑問に感じたこと」
「②院長やスタッフに報告しておくこと」
を、やはり１行で簡潔に記します。
それは当然、院長が目を通します。
これを始めたことで、その医院は、
劇的にコミュニケーションがスムーズにまわり始めました。
もちろん、１行コメントだけでは、情報は正確には伝わりません。
ただ、そのダイアリーが引き金となり、
「詳しいことは直接本人に聞こう」
というきっかけを与えてくれているのです。
そして、本当に簡単な報告、たとえば
「クレームのあった患者Ａさんには、例の資料を
渡してお詫びしたら、笑顔で対応してもらえた」
ということは、そのダイアリーを読んだスタッフ全員が
一瞬で共有できます。
それが頭に入っていれば、他のスタッフがあとで
「どんな資料を渡したんですか？」
と聞くチャンスも生まれます。
コミュニケーション上の問題は、
大抵は意思疎通不足によるものです。
そんなときは、完璧主義におちいらず、
解決のきっかけを与えてくれる補助ツールを
考えてみてはどうでしょうか。
「さらに理解を深めたい人はこちらの記事もオススメ」
