上司と部下のコミュニケーションギャップを解消するコミュニケーション術
意見が出ないミーティング対策。参加者から意見が続出するミーティング法
2020.06.07 執筆者：和仁 達也
コミュニケーション伝え方安心安全ポジティブな場づくり聞き方
「ミーティングをやっても、スタッフから意見が出てこないんです」
という社長やリーダーの声をセミナーなどでよく聞きます。
このとき、大抵の人は
「発言がないのは、スタッフに意欲がないからじゃないか？」
「何も考えていないんじゃないか？」
と発想します。
一方、スタッフからは、
「ミーティングで意見を求められてもうまく話せないんです」
という声を聞きますが、彼らは
「自分は人前で話すのが苦手だから。うまく言えないと恥ずかしいから」
と言います。
でも、よく話を聞いていると、原因はほかにあります。
それは、「何を言ったらいいかがわからないから」です。
よほど熟練しているスタッフは別でしょうが、
多くの場合、ミーティングで突然意見を求められて
即答できるほど、「場の空気」が温まっていません。
また、頭も十分に回転していません。
その状態で「さあ、意見がある人、どうぞ」と言われても、
手を上げられないわけです。
たとえば、歯科医院でスタッフに
「予約制にも関わらず、患者さんを長時間待たせるのは
問題だよね。どうしたらいいいだろうか？」
といきなり問いかけても、「シーン」としてしまいます。
そんなときは、まずは数分間の時間をとって
「考えを紙に書かせる」ようにしてみましょう。
すると、まずは「書き出す」ことに意識が集中するので、
スタッフは照れも人目も気にせずに、
自分の考えを書きだすことができます。
もし、それでも書けないとしたら、質問が大き過ぎるから
かも知れません。
そんなときは、次のように質問を小さく分解してみましょう。
Ｑ１．患者さんを待たせないために、工夫できることは何だろうか？
Ｑ２．（待たせるのは仕方がないとして）待っている患者さんを
なるべく不快にさせないために工夫できることは何だろうか？
Ｑ３．Ｑ１と２について、スタッフの対応（ソフト）でやれることと、
備品を用意すること（ハード）でやれることは、
それぞれどんなことがあるだろうか？
そして、みんなが紙に書いたことを発表してもらうのです。
すると、すでに何か書いてあるから、それを読めばいいだけなので、
いきなり発言する場合と比べて、抵抗感がなくなります。
ミーティングの初期段階は、そういう小さな工夫をしてみると
結果は大きく変化します。お試しください。
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