上司と部下のコミュニケーションギャップを解消するコミュニケーション術
上司の曖昧な指示でもやり直しの手間が減る仕事の受け方とは？
2019.08.08 執筆者：和仁 達也
コミュニケーション安心安全ポジティブな場づくり聞き方
「ウチのスタッフは、指示したことの意味を考えずに、
言われたままをやってしまうんだよなあ。
もう少し考えてくれればわかると思うんだけど」
という上司の声を聞くことがあります。
一方、部下のスタッフは
「上司は指示があいまいで、何を期待しているのか
よくわからないんです。かと言って、余計なことを聞いて
『そんなこともわからないのか！？』と思われるのも嫌だし・・・」
と思っていたりします。
たとえばこんな例がありました。歯科医院で院長が
「患者さんの日毎の来院数を集計する表をつくって
もらえますか？記録をとっていきたいんだ」
と受付スタッフに依頼をしました。
ただ、院長の頭の中にはその具体的なイメージが
あるのでしょうが、このセリフの中には依頼内容が
ほんの一部しか表現されていません。
このとき、スタッフはどのような表をつくったか？
単純に３０日間の日付をズラッと横に並べて、
その下に来院数を入力するだけの簡単な表。
その月の合計値を表示する欄もなく、また
今年１年の月別の推移を見るような表もなく、
非常に見づらいモノになっていました。
そして院長はそのスタッフにやり直しを指示しました。
このとき、上司も部下も嫌な思いをしています。
上司は自分の期待レベルに達しないスタッフにガッカリし、
不満を抱きます。
そして部下は自分の評価を低く見られた上に
時間を余計に割く羽目に。
そのようなお互いにストレスを抱えるようなことを
予防する道はないものでしょうか？
あります！
それは、
「仕事を依頼された瞬間に、上司の指示の意図をたずねる」
ことです。
たとえば今回の例のように
「来院数の集計表をつくってほしい」
という場合は、ちょっと勇気を出して
「それはどのような表に仕上がればベストですか？」
と上司に尋ねてみるのです。
すると、
「そうだな、自費診療と保険診療のそれぞれの人数を手入力していくと、
毎月の記録が自動計算で出てくるようなものがあると助かるんだが。
というのも、患者数の目標を毎月どれだけクリアしているか、
自費診療の患者さんの割合がどれだけ増えているかを把握したいんだ」
と教えてくれることでしょう。
そうしたら、その場でコピー用紙を１枚取り出して、
「こんな感じの表ですか？」
と図に書きながら一緒に確認していくのも良いでしょう。
ほんの１０分程度の会話の中で、期待されている完成物の
原型が仕上がるので、あとはそれを形にするだけの作業に変わります。
やり直しのリスクが少なくなる仕事の工夫、考えてみてはいかがでしょうか？
