上司と部下のコミュニケーションギャップを解消するコミュニケーション術
忙しくてバタバタしていると感じた時の行動指針の作り方
2022.06.07 執筆者：和仁 達也
あり方・ビジョナリープランコミュニケーション伝え方
「忙しくなると、よく職場がバタバタするんですが、
どうしたらいいでしょうか？」
ときに、そんな漠然とした相談を上司の立場の人から
受けることがあります。
そんな抽象度高めの相談に対して、どう対応したかの
コンサルティングの対話の事例を共有します。
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さて、「バタバタするとはどういう意味か」を、相談をもちかけた
ある会社の部長に尋ねると、
「同時に持って来れたはずのモノを忘れて、再び足を運ぶ」とか
「ある器具を使うタイミングが別のスタッフとぶつかって、
片方がしばらく手持無沙汰で待たされている」とか
「不注意によるミスでやり直しが発生して予定が狂う」などで、
気ぜわしく慌ただしい雰囲気が職場内に充満することを
指して言っていることがわかりました。
とは言え、「バタバタせずに仕事をしよう」と言って
解決するなら話は早いのですが、現実はそうもいきません。
なぜなら、スタッフ自身は
「なにも望んでバタバタしているわけではない」からです。
当然ですね。
そもそも、何をもってバタバタしている、と捉えるのかが
人によって異なるし、「ではどうすればよいのか？」の対策も異なるでしょう。
というか、対策まで考えが行かず、余裕のない中で
日々を過ごしている人のほうが多いのかもしれません。
そこで先日、この相談を受けたときに、部長に次の質問をしました。
「“バタバタする”の反対って何ですか？」
彼はこう答えました。
「それは、効率的な仕事をすることです」
そこでわたしは、さらにもう１つ質問を投げかけました。
「では、部長にとって、効率的な仕事って、どんな状態ですか？」
考えること数分後、部長の口から「効率的な仕事」について、
すばらしい定義が生まれました。
「効率的な仕事とは、
『全体の流れを見通し、ゴールから逆算して
流れるように仕事が進んでいること』
です。そして、効率的な仕事をするためには、
常に仕事の流れ全体を見通して、最適な順番を考えながら
仕事をする必要があります。
それができれば、スタッフには精神的なゆとりが生まれ、
お客さんとの会話も深まり、仕事もさらにやりやすくなると思うんです」
当初「バタバタしないためにどうするか？」という
漠然とした悩みを持っていた人とは思えない、明快な行動指針、
「仕事の流れ全体を見通して、ゴールからの逆算で
最適な順番を考えながら仕事をする」
が生まれました。
この行動指針なら、スタッフはどう動けばいいか、考えやすくなります。
迷ったときは、このように行動指針を言語化してみることをお勧めします。
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