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上司と部下のギャップを解消する コミュニケーション術

報告をしない部下が、自ら報告をするようになる為に上司が意識すべきこととは?

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2019.02.08 執筆者:和仁 達也

プロジェクトを進めているが部下からの報告がなくその都度、こちらから聞かないと情報が出てこない。
指示した仕事の結果を報告してくれず、完了したのかもわからないので、仕事を思ったように進めることができない。
このように「部下からの報告がない!」とお困りごとを抱えている上司は少なくありません。
仕事は、「報・連・相」が常識だ!と思っている上司の方も多いでしょう。
一方、部下の方は、いちいち報告する必要なんてあるの?
ちゃんとやっているのになぜ上司は自分で確認もせずに怒ったり嫌味をいうのだろう?と思っているかもしれません。
ここで、上司にいつも報告がない!と怒られている部下の方にお聞きします。
あなたは、頼まれごとがあったとき、あとでちゃんと
「あの件、終わりました」と依頼主に完了報告をしていますか?
「依頼されたことは、ちゃんと責任持ってやってるんだから、いちいち完了報告なんてしなくてもいいじゃないの」という感覚の人がいます。 (無意識レベルでそう考えている人はかなり多い)
でも、完了報告をきちんとしないとしたら、実は2つの意味でとっても勿体ないことなんです。
1つは、依頼主(たとえば上司)の中での、あなたの価値を下げてしまうこと。
上司の立場で、ちょっと想像してみてください。
日常で忙しい中、常に依頼をした上司の方から「あの件、どうなっている?」と逐一確認している余裕はありません。
重要事項ならともかく、ちょっとした依頼ごと(でも大切なこと)は、報告がないとそのまま過ぎ去ってしまいます。
そして1日が終わり、ふと息をついたときに上司は思い出すのです。
「そういえば、先月Aさんに依頼しておいたデータ入力の件、まだ何も言って来ないなあ・・・」
「できたのか、できていないのか?」
「彼女はいつもそうだ。なぜ、ちゃんと報告しに来ないんだ?」
1回1回のストレスは、すぐに忘れ去られていくほど小さいもの。
でも、それが何回も続くと、あるとき、上司の頭の中でそのストレスは雪だるまのように膨らんでいきます。
それがそのスタッフに対する不信感となり、両者の関係が気まずくなったりします。
このことは、まあ言われれば「そりゃ、そうよね」とわかる、当たり前のことかも知れません。
しかし、完了報告にはもう1つ、重大な意味があります。
それは、依頼された側からすると、「完了報告」は依頼主から感謝の言葉をかけてもらえる 貴重なきっかけであることです。
たとえばある夫婦の実話。夫は妻から頼まれごとをすると、頻繁に報告をするそうです。
「庭の水撒き、やっておいたよ」
「ゴミ、回収所に出しておいたよ」
「風呂掃除、やっておいたよ」すると、妻は言います。
「ありがとう!」
実はその夫は、妻に感謝の言葉をかけてもらうために、その都度、完了報告をしていたのでした。
せっかくやるなら、「感謝されて」やりたい。
何かをしてもらったら、誰だって嬉しい。
人のお役に立って感謝されたら、誰だって嬉しい。
ならば、その循環がうまくかみ合うための潤滑油としての「完了報告」、やってみませんか?
ここまで、部下の方が報告をする必要性を書きましたが、上司の方にも意識してほしいことがあります。
それは、ここでも述べているように、報告を受けた際に「ちゃんと感謝を示すこと」です。
もしかしたら、部下の報告を当たり前!と考えているから報告しても感謝の言葉がなかったかもしれません。
部下は入社した当初は報告をやっていたかもしれません。
それが、いつしか、どうせ報告してもなんの反応もないのであれば報告する意味なんてない!と部下は思ったのかもしれません。
コミュニケーションは「相手の立場で考えること」が大切です。
報告を受けることは当たり前かもしれませんが、
「報告をしてくれてありがとう」
「よくやってくれたね!」
と気に掛けることも大切なことではないでしょうか。
上司は、このように「感謝の言葉を意識すること」を忘れないでください。
追伸、
あなたが上司なら、この記事を部下に読ませると、
報告をしてくれるようになるかも知れません。
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  • 和仁 達也

    ビジョンとお金を両立させる専門家、ビジョナリーパートナー。1999年に27歳で独立、月1回訪問・月額30万円以上の顧問先を複数抱える。継続期間は平均10年で、20年以上の支援先も。この高額報酬で長期契約が続く【パートナー型】コンサルティングを学びたいコンサルタントや士業が養成塾や合宿に1,000人以上参加。2015年に日本キャッシュフローコーチ協会を設立。CFコーチの育成と普及に注力。著書多数。