上司と部下のコミュニケーションギャップを解消するコミュニケーション術
スタッフ全員が顔を合わせられない時の意思疎通法。
2020.02.08 執筆者：和仁 達也
コミュニケーション伝え方安心安全ポジティブな場づくり
働き方も多様性が増してきました。
時間帯が異なったり、勤務地が離れていたり、
また在宅勤務の人もいたりすると、一同に会してコミュニケーションを
取ることが難しくなり、意思疎通にズレが出る悩みをよく聞きます。
先日ある院長とリーダー格の歯科衛生士から相談を受けました。
「最近、院内で情報がうまくいきわたらなくて、言った言わない、
でモメることが多くなってきたんです」
話を聞くと、数年前までスタッフが３名の頃は、
何かあったらその都度、院長が話をしてきたので、
わざわざミーティングなどしなくて意志の疎通は図れてきた。
ところが、チェアを増設し、スタッフも増え、
５名を超えたころから徐々にコミュニケーションの密度が
薄くなり始め、１０名を超えた今、勤務時間帯のズレから、
全員が顔を合わせることがほとんどなくなってしまっていた。
具体的には、
たとえば院長が決定事項を伝えたつもりが
一部の人にだけ伝わっていないなんてことが起こる。
聞かされなかったスタッフは疎外感を受ける。
また、人から人へ口伝えで伝わる情報は、
伝言ゲームのようにニュアンスが微妙に変わり、
間違って伝わることもある。
そのようなことが蓄積すると、
院内の雰囲気は気まずくなり、その嫌な空気が
患者さんにも伝わっていく。
「それでも忙しいから、と突っ走ってきたのですが、
いよいよ『このままじゃ組織が崩壊する』と
危機感を抱いているんです」と院長。
即効性のある方法はないか、と尋ねられ、
わたしはあるツールをご紹介しました。
「できれば、顔をあわせてのミーティングを
定期的にやれるといいのでしょうが、取り急ぎの策として、
それを補うツールを用意してはどうでしょうか？
つまり、医院日誌です」
やり方は次の通り。
① １冊のノートを用意する。１日１ページを使い、
朝、院長は伝えたいことを書く。
② お昼休み中、スタッフはそれを読み、
読んだ証拠としてサインをする。
③ 終業後、スタッフは今日１日の感想や報告しておきたい
出来事を１行でいいので書き記す。
④ 院長は翌朝までにそれをチェックし、
再び翌日スタッフに伝えたいことを書く。
これの繰り返し。
ノートなら「言った、言わない」は発生しません。
もちろん、すべてをノートだけで伝えきれるはずがありません。
だから、あくまで補完ツールです。
ゼロか１００か、という極端な議論をしがちですが、
コミュニケーションのミゾを補うには、
時にはツールも有効だということです。
連絡事項の概要だけ書いておいて、
「詳しくは、明日の朝礼で説明します」と予告しておくだけでも、
スタッフの聴く姿勢が違ってきますよね。一度、お試しを。
「さらに理解を深めたい人はこちらの記事もオススメ」
