上司と部下のコミュニケーションギャップを解消するコミュニケーション術
もっと能動的にスタッフをミーティングに参加させる秘訣。
2024.09.07 執筆者：和仁 達也
コミュニケーション伝え方安心安全ポジティブな場づくり着眼点
スタッフのミーティングへの受け身な参加姿勢に悩むリーダーの声をよく聞きます。
もっと能動的に参加してもらうには、どうすれば良いか？
今回はそんなお話しです。
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
「実は、毎月のミーティングが苦痛なんですよね～」と、
院長から悩みを打ち明けられることがあります。
理由を尋ねると、こう続きます。
「みんな、受け身的に話を聞いているだけで、
『何か意見はないか？』と尋ねても何もリアクションがないからです。
どこまで理解されているのかもわからないし、
こっちが一方的に押し付けているみたいになっていないか、
不安になっちゃうんです」
このような思いを持っているリーダーはとても多い気がします。
そして、真面目な人ほど自分の中にそのストレスを抱え込んでしまう悪循環に。
こんな時に有効なアプローチ法をご紹介します。
ここでカギとなるのが、ミーティングを「参加型にする」ことです。
もし司会者が一方的にしゃべっているのであれば、
１テーマごとに必ずスタッフに「気がかりな点はないか？」
「他により良いアイデアはないか？」を問いかけて、
「声を出させる」こと。
ただここで１つ注意点は、相手に考える準備をさせてから
発言させましょう。
問題提起をするや否や、「このことについて、どう思う？」と、
いきなりみんなの前で振られても、
「人に見られている緊張感」と
「突然過ぎて考えが整理できていない未準備感」から
「特にありません」と言われるのがオチですからね。
具体的にすぐにできるコツは、問いかけをしたら、
１～２分のシンキング・タイムをとって、
まずノートに考えを書かせること。
そこでスタッフが何かを書いているのを確認した上で
発言を促せば、何か答えが返ってきますからね。
それを繰り返すうちに、
①尋ねられて、
②考えをノートに書いて、
③発言する、
という段階的な流れができて、スタッフも安心して
発言できる雰囲気ができてきます。
そしてさらに次の段階にきたら、
ミーティングの議題の中の１テーマについて、
スタッフに司会進行役を任せるのも有効です。
１時間のミーティング全体を回すのは大変ですが、
その中の１０分だけ任されるのであれば、衛生士長など
リーダークラスの人であればそれをやっておく正当性もあるし、
負担感もさほどなく、着手しやすいでしょう。
そして、スタッフが進行役を担当することで、
受け身的な姿勢が能動的に変化する効果もあります。
また、院長が進行役をするときと違って、身近な仲間が
進行役をするとあって、スタッフが協力的な姿勢を示すことも。
できることからトライしてみてくださいね。
