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上司と部下のコミュニケーションギャップを解消するコミュニケーション術

もっと能動的にスタッフをミーティングに参加させる秘訣。

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2024.09.07 執筆者:和仁 達也

スタッフのミーティングへの受け身な参加姿勢に悩むリーダーの声をよく聞きます。
もっと能動的に参加してもらうには、どうすれば良いか?
今回はそんなお話しです。

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「実は、毎月のミーティングが苦痛なんですよね~」と、
院長から悩みを打ち明けられることがあります。

理由を尋ねると、こう続きます。

「みんな、受け身的に話を聞いているだけで、
『何か意見はないか?』と尋ねても何もリアクションがないからです。

どこまで理解されているのかもわからないし、
こっちが一方的に押し付けているみたいになっていないか、
不安になっちゃうんです」

このような思いを持っているリーダーはとても多い気がします。
そして、真面目な人ほど自分の中にそのストレスを抱え込んでしまう悪循環に。

こんな時に有効なアプローチ法をご紹介します。

ここでカギとなるのが、ミーティングを「参加型にする」ことです。

もし司会者が一方的にしゃべっているのであれば、
1テーマごとに必ずスタッフに「気がかりな点はないか?」
「他により良いアイデアはないか?」を問いかけて、
「声を出させる」こと。

ただここで1つ注意点は、相手に考える準備をさせてから
発言させましょう。

問題提起をするや否や、「このことについて、どう思う?」と、
いきなりみんなの前で振られても、

「人に見られている緊張感」と
「突然過ぎて考えが整理できていない未準備感」から
「特にありません」と言われるのがオチですからね。

具体的にすぐにできるコツは、問いかけをしたら、
1~2分のシンキング・タイムをとって、
まずノートに考えを書かせること。

そこでスタッフが何かを書いているのを確認した上で
発言を促せば、何か答えが返ってきますからね。

それを繰り返すうちに、

①尋ねられて、
②考えをノートに書いて、
③発言する、

という段階的な流れができて、スタッフも安心して
発言できる雰囲気ができてきます。

そしてさらに次の段階にきたら、
ミーティングの議題の中の1テーマについて、
スタッフに司会進行役を任せるのも有効です。

1時間のミーティング全体を回すのは大変ですが、
その中の10分だけ任されるのであれば、衛生士長など
リーダークラスの人であればそれをやっておく正当性もあるし、
負担感もさほどなく、着手しやすいでしょう。

そして、スタッフが進行役を担当することで、
受け身的な姿勢が能動的に変化する効果もあります。

また、院長が進行役をするときと違って、身近な仲間が
進行役をするとあって、スタッフが協力的な姿勢を示すことも。

できることからトライしてみてくださいね。

「さらに理解を深めたい人はこちらの記事もオススメ」

▶︎ミーティングでスタッフから発言を引き出す秘訣。

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  • 和仁 達也

    ビジョンとお金を両立させる専門家、ビジョナリーパートナー。1999年に27歳で独立、月1回訪問・月額30万円以上の顧問先を複数抱える。継続期間は平均10年で、20年以上の支援先も。この高額報酬で長期契約が続く【パートナー型】コンサルティングを学びたいコンサルタントや士業が養成塾や合宿に1,000人以上参加。2015年に日本キャッシュフローコーチ協会を設立。CFコーチの育成と普及に注力。著書に「年間報酬3000万円超えが10年続くコンサルタントの教科書」他多数。

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