人が明確な期限を決めない理由と対策
2024.09.18 執筆者：和仁 達也
コミュニケーション伝え方着眼点
「部下が、依頼したことの期限を守ってくれない」ことに
イライラしている人は、今日の記事がお力になります。
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人に仕事を依頼する時や、逆に受ける時に、
明確な期限・締切日を決めていますか？
よく聞くセリフは、「週末までにやっておいて」とか
「月末までに」という表現。
これって、おおよその目安は伝わるけど、曖昧ですよね。
例えば、「月末までに」と言った場合、
月末が日曜日の場合、日曜日までなのか？
それとも「土日は含めずに金曜日まで」なのか？
また、１８時迄なのか２４時迄か？
その解釈がバラけます。
その曖昧さで重要度が軽く伝わり、
約束が守られないことになります。
また、期日があいまいだと、指示したことの
期日厳守の効力が薄まる点も要注意です。
期日を決めなければ、なんとなく先送りできる感じがする。
決めれば覚悟が決まるが、まだ覚悟が決まらないとき、
人は無意識のうちに曖昧にしたくなる。
これは仕事を受ける人だけでなく、依頼する人も同様です。
相手に「いつまでにやって」と指定すると、
「忙しいからそれは無理です」と反発されるんじゃないか、
という不安がある。
つまり
お互いに「明確にしたくない」という引力が働いて、
決めることが億劫になるのです。
我々はこの引力の中にいることを理解すると、
「意識して期限を決めることが重要」だと気づきます。
そこで、ある会社では次のようなことを決め、
社内で共有しました。
・期限は、「月末までに」「週末までに」「今日中に」
ではなく、正確な日時で言う。
「◯月◯日の◯時までに」と言うのを当たり前にする。
間違って伝わる予防のため、曜日まで伝えるとベター。
期日意識を高める。当社では依頼される側が期日を尋ねる。
・依頼する人も、相手への遠慮からか期限を言わない人がいるが、
今後はきちんと伝える。
その際に、仮に急ぎでない仕事でも、
「急ぎじゃないので、やれるところでいいんだけど、
いつまでにやれる？」というような表現で、
提出可能な期限を相手に確認する。
このように、
「期限を明確にすることについての基本姿勢とその理由」
を予め共有しておけば、依頼する方もされる方も安心して
スムーズに受け答えできます。お試しください！
