生産性が高い人の依頼メールは“一往復ルール”で。
2024.12.04 執筆者：和仁 達也
コミュニケーション伝え方着眼点
相手が社内のスタッフであれ、社外の専門業者であれ、
人に依頼をするときの工夫次第で、生産性は大きく改善します。
今日は、わたしが意識していることを１つ紹介します。
それは、
「依頼メールは一往復で完結できるよう、
明快に伝える“一往復ルール”」
です。
例えば、WEB制作会社にメールで依頼を出すとき。
かつてのわたしは次のような感じでした。
・依頼内容を箇条書きで記し、不明な点があれば、それに返信する。
・それに対する質問を受け、再び返信する。その往復が３〜５回続く。
・さらには、ニュアンスが伝わらないところについて、数回の確認の電話が入る。
期日が迫った急ぎの仕事の場合、こんな調子だと
完成はずいぶん遅くなります。
お互いに会議で席を外していたり、休日を挟んでいたりすると
タイミングがズレて、トータル時間はせいぜい１時間程度の
作業なのに、完成までに１週間以上もかかるなんてことも。
しかも、確認作業に時間をとられて、トータル時間も
２倍、３倍に膨らみ、お互いの時間を無駄使いしてしまいます。
そこで、わたしはある時から、
「メールを１回送るだけで、相手に意図が正確に
伝わるように依頼文を工夫しよう」
と考え始めました。具体的には次のことを意識しました。
・件名を読んだだけで、依頼内容の概要が伝わるように書く。
・本文に依頼内容だけでなく、その意図
（誰に何をするための業務か）や背景、注意点も書く。
・文頭に１、２、３や１）２）３）、①②③などの番号表記で、
視覚的にわかりやすく書く。
つまり
「間違った解釈をしようがないほど、
明快な表現の依頼文を書く」
チャレンジです。
これは依頼文をつくる時はエネルギーを使い、
面倒くさい面もありますが、投資効果は絶大。
ちなみに、このやり方を習慣化すると、今後も同様の
依頼をする（毎年行う講座の資料作成など）場合は、
メールソフトの送信済みフォルダから引っ張り出して、
人数や日付などの数字を修正するだけで済むようになり、
どんどん依頼がスムーズになります。
またその場合、依頼される方も毎回異なる表現の依頼文で
メールが来るより、都合が良いようです。
なぜなら、毎回場当たり的に異なる表現で依頼メールが来るより、
同じ文体の方が過去の経験から思い出しやすくなるからです。
ピンと来た人は試してみてはいかがでしょうか。
