無駄な会議を減らす？社外の専門家が会議の進行役を担った方が成果が出る３つの理由
2019.12.05 執筆者：和仁 達也
ファシリテーターミーティング着眼点
新年度や、新しいプロジェクト案などが出た時には、様々な会議が進行されることが多いと思います。
しかし、実際は、ただ時間ばかりが過ぎて大切なことは決まらない上に、現場からのアイデアは一切通らない。
これって本当に必要なの？と感じている方も少なくありません。
せっかく時間をかけているのでしたら、実のある会議をしたいですよね。
朝日新聞に掲載されていたのですが、大企業の会議は、67万時間、１５億円のムダが出ているそうです。
これはすごい損失ですよね。
では、このような無駄な会議を減らし、成果を出す為にはどうすればいいでしょうか？
それは、「社外の専門家が会議の進行役を担う」ことです。
この記事では、社外の専門家が会議の進行役を担うことで得られるメリットをお伝えしています。
Contents
企業の会議の進行役を、コンサルタントが担うことがあります。
それは、社内の人が会議の司会進行をやるよりも、
社外の専門家が担った方が成果が出るからなのですが、
一方で、こんな疑問の声もあるようです。
「わざわざ社外の専門家に、会議の進行役を
やってもらう必要ってあるんですか？」
「社内の人がやればいいんじゃない？」
もし、クライアントからこのように
質問されたら、どう答えますか？
そこに答えられないとしたら、
自信を持って提案することは難しいかも知れませんね。
そこで、わたしが考える
「社外の専門家が会議の進行役を
担った方が成果が出る理由」
を、３つの視点でお伝えします。
これをちゃんと言えるようにしておけば、
自信を持ってやれるだけでなく、
営業でのトークに活かせて、契約獲得に
つながりますよ。
それは、次の3つです。
1.誰がやるか？
2.スキルはどうか？
3.立場の影響は？
では、１つずついきましょう。
1.誰がやるか？
社長が進行役を担うと、
一方的に発言をして、社員は誰も意見を
出せなくなり、社長の独演会となる。
なぜなら、社長がもっとも深く考えていて、
知識もあり、覚悟があるから。
一方、社員が進行役を担うと、
社員から意見を出させるスキルがないため
嫌な沈黙が続く。
仮に意見が出ても、話がとっちらかって、
まとめ切れず、積み上がらない。
それをスケジュールに落とし込めないため、
行動に移されることもない。
あるいは、
特定の社員へのダメ出しなど
ネガティブな意見が出た時に、
収拾がつかなくなり、後味の悪さを残す。
2.スキルはどうか？
ファシリテーターとして会議の
進行役を担うには、一定のスキルが必要だが、
学んだことがない。（学ぶ場がない）
よって、見よう見まねでトライするものの、
もともとセンスがある人でない限り、
場を盛り上げられずに終わり、自信を失いがち。
その結果、
書類を読みあげる報告会に終始してしまい、
その必要性に疑問の声が上がり、
やがて自然消滅してしまう。
3.立場の影響は？
社員は当事者なので、情報を知り過ぎて
しまって、客観視しづらく盲点が生まれやすい。
また、他の社員と近い立場にいるので、
余計な遠慮が働いて、みんなに意見を
求めてまとめ上げるのが難しい。
すなわち、安心安全ポジティブな場をつくりにくい。
つまり、普段の仕事中のテンションと
司会のテンションを使い分けがやりにくい。
（普段、黙々と仕事をしている人が、
司会のときに突然「はい！拍手〜っ！！」
とハイテンションでやりづらいですよね）
以上の３つが、社内の人が会議の進行をやるよりも、
社外の専門家が担った方が成果が出る理由です。
わたしたちは、これらのことを理解した上で、
自信を持って会議のファシリテーターを担当して、
クライアント先の会議で「知の積み石効果」
をもたらし、成果に貢献したいものです。
