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上司と部下のコミュニケーションギャップを解消するコミュニケーション術

勤務時間が異なるスタッフ間のスムーズな連携法は?

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2023.11.07 執筆者:和仁 達也

最近はオンラインの普及で、場所に拘束されない働き方が
増えてきましたが、お店やクリニックなど勤務する場所が
特定される業態では、対面でのコミュニケーションが有効です。

そんなとき、スタッフの勤務時間が異なることで
意思疎通が上手くできない悩みを聞くことがあります。

そんな時の対処法を、歯科医院を題材に紹介します。

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スタッフが常勤の人ばかりなら、ホウレンソウはその場で
直接口頭で伝えられるので、比較的やりやすいものです。

ところが、午前中のみ、または午後のみ勤務のスタッフがいる場合、
スタッフ間での連絡がちゃんと伝わらず、
業務に支障が出ることがあります。

ある医院では、紙にメモして伝言として残してはいたのですが、
「見たり・見なかったり」「書いたり・書かなかったり」また
「書いていあることがわかりにくかったり」して、
仕事がスムーズにながれず、スタッフ間も小さな衝突を
繰り返していました。

そんなときに、どうすればモレなくスムーズに連絡が行き渡るでしょうか?

1つの方法は、「ホウレンソウの見える化」です。

その医院では、ポストイットとカラーペン、ホワイトボードを
用意して、次の取り組みを始めました。

1)連絡すべきことを、7.5cm四方のポストイットにメモする。

2)そのとき、ペンの色を3種で分ける(患者さんからの連絡は青色、
技工所や銀行ほかの取引会社の連絡は赤色、院内の連絡は黒)。
それによって、パッと見てどこからの連絡かがわかる。

3)ポストイットに書く内容は、

①誰宛のメッセージかがわかるよう名前を入れ、
②本文を書き、
③納期がある内容なら必ずそれを記載し、
④最後に自分の名前を書く、

の4つ。

4)そのポストイットをホワイトボード
(コミュニケーション・ボードと名付ける)に貼る。

5)全スタッフは出社時に、必ずそのボードを見るルールにする。
(ボードはスタッフルームなど、意識せずに自然と目にする場所に設置する)

数ヶ月が経ち、これが定着した結果、その医院では
ユニークな現象が見られました。

それは、言い忘れやモレをなくすため常勤スタッフ同士であっても
ポストイット・メモをボードに貼り合う習慣がついたのです。

その結果、医院全体の連携がスムーズになりました。

メモに書いておけば、
「伝えるまで忘れてはいけない、覚えていなくちゃ」
というストレスが減り、常に頭の中を空っぽにしておける。

それはすなわち、目の前の患者さんの対応に全力投球できる、
ということです。

「忘れてはいけない」ではなく、
「安心して忘れられる仕組み」という逆転の発想ですね。

 

「さらに理解を深めたい人はこちらの記事もオススメ」

▶︎社内のホウレンソウが自然と円滑になるシステムをつくる。

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  • 和仁 達也

    ビジョンとお金を両立させる専門家、ビジョナリーパートナー。1999年に27歳で独立、月1回訪問・月額30万円以上の顧問先を複数抱える。継続期間は平均10年で、20年以上の支援先も。この高額報酬で長期契約が続く【パートナー型】コンサルティングを学びたいコンサルタントや士業が養成塾や合宿に1,000人以上参加。2015年に日本キャッシュフローコーチ協会を設立。CFコーチの育成と普及に注力。著書に「年間報酬3000万円超えが10年続くコンサルタントの教科書」他多数。

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