秘書を雇って、社長を本業に専念させ、会社を飛躍させる。
2022.05.15 執筆者：和仁 達也
キャッシュフローコーチキャッシュフロー経営求人採用着眼点
会社を次のステージにシフトしたいけど、
社長が忙し過ぎて、機会損失を起こしている。
それはとりわけ、歯科医院やパティシェ、士業など
手に職のある専門家がオーナーの会社によく見られます。
そんなジレンマを抱えている人に、今回の記事をお届けします。
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今日は、ホワイト歯科では院長とキャッシュフローコーチの和仁との
定例ミーティングの日。
従来ならビジョンやお金、スタッフとの関わり方についてのテーマで
話し合うことが多い。
ところが今回は少し趣の違うテーマを加藤院長は切り出した。
「今日のご相談は、自身の時間とエネルギーの配分をどうするか？
という内容でお願いしたいと思います」
加藤院長は現在、いくつもの役割を担っている。
＜加藤院長が今、担っている４つの役割＞
②医療法人の経営者としての活動。
（数字を見たり書類を作成する実務的なことだけでなく、将来を考える時間も必要だが、
忙しさにかまけて不十分）
③医療人、経営者として、さらには人として成長するための自己投資の時間。
④２人の子どもを持つ父親として、家族との時間、子供の教育や遊びに付きあう時間。
「この４つのどれも重要で、優先順位がつけられず、
どれもが中途半端になってしまっている気がするんです。
どうしても自分でやらないと気が済まないからかもしれませんが・・・」
一通りの話を聞くと、キャッシュフローコーチは順を追って、話し始めた。
「加藤院長は、もともと優先順位づけをして考えることが
できる方なので、すでに一定のバランスは取れていると
思うのですが、より最適化したいということですよね？」
実際、ホワイト歯科は開業１０年が経ち、
同業者が一目置くレベルに来ている。
とは言え、どのレベルに到達しても、その立ち位置ならではの
気がかりやお困りごとはあるものだ。
加藤院長がうなずく姿を見て、キャッシュフローコーチは続けた。
「先ほど加藤院長がご自身で口にされたように、
『どうしても自分でやらないと気が済まない』ところに
カギがある気がします。
スタッフに任せようにも、受付も衛生士も助手も
みんなすでに手一杯で、これ以上は仕事を振れる気もしないし、
だったら院長自らやった方が早い。
そんな感じはありませんか？」
「はい、まさにその通りです」加藤院長は苦笑いしながら即答した。
「では院長、誰に任せるか、は一旦横において、
『できたら人に任せたい業務』をリストアップしてみましょうか」
加藤院長は促されるままにホワイトボードに書き出していった。
さらには、スタッフがそれに掛かりそうなおよその時間見積もりも書き加えた。
＜加藤院長が、できたら人に任せたい業務＞
＜週３時間＞
２．新人スタッフの初期教育のやり方が、誰が教えても同一のクオリティが出せる
仕組みづくり
＜週３時間＞
３．ホームページを改善して、新規患者を増やす工夫をする
＜週２時間＞
４．院内で患者さんに配布するシートや待合室で流す情報をバージョンアップする
＜週４時間＞
一通り書き出したのを見て、キャッシュフローコーチは質問を投げかけた。
「これを今、任せられるスタッフはいますか？」
院長はしばらく考えて、首を横に振った。
「いえ、ちょっと無理そうです」
「だとしたら、従来のドクターや衛生士、助手、受付とは別枠で、
”院長秘書”を採用されてはいかがでしょうか？」
院長がイメージをつかめていない様子なのを見て、言葉をつづけた。
「院長秘書とは、加藤院長がリストアップされたような、
”重要だけど診療とは直接関係ない仕事を、
院長の指示に従って進めてくれる存在”です。
ちょっと想像してみてください。
これをすべてやってもらうのに、今いるスタッフのような
歯科の資格や技術は必要でしょうか？
逆に、どんな技術や知識が必要でしょうか？」
加藤院長はホワイトボードを眺めながらしばらく考えて、
ハッとした表情をして答えた。
「たしかに、求められる技術も知識も、
今のウチのスタッフのそれとは全く違いますね」
この業務を任せるなら、
①わかりやすい文章を書く力、
②わたしにヒアリングして考えを整理する思考力、
③ワードやエクセル、パワポ等を使いこなせる力、
④ホームページやネット関連の知識があって、最新の情報にアクセスする力、
などが必要になるだろう。
そして、常勤である必要もない。
「そうか、この時間見積もりを合計したら、週１２時間。
これなら、１日４時間で週３日、自分の都合にあわせて
働いてもらえればいいのですね」
キャッシュフローコーチは笑顔で答えた。
「そうです。子育てなどで日中に出社できずにいる
優秀な人が見つかれば、喜んで働いてもらえそうですね。
そんな人、心当たりはありませんか？」
加藤院長の頭の中には、早くも何人か心当たりが思いついているようだった。
【今回のレッスン】
◎ 院長が抱える仕事量が超過していると感じたら、
”院長秘書”を採用することを検討してみる。
具体的なアクションは次の４つ。
①誰に任せるか、は一旦横において『できたら人に任せたい業務』をリストアップする。
②スタッフがそれに掛かりそうなおよその時間見積もりも書き加える。
③それを実行するために必要な技術や知識を書き出す。
④それがやれそうな人材像をイメージして、募集する。
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