時間がない！と混乱する前にすべきこと。
2023.11.18 執筆者：和仁 達也
時間の使い方生産性向上着眼点
今日は、「時間がない！」と慌てることが多い人に
向けて、”あること”を見落としていませんか、という
問いかけをしたいと思います。
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
「忙しくなってきて、最近休みも取りにくくなり、
楽しみにしていたセミナー受講もキャンセルすることが増えてきました。
時間がないんです。業務の整理をしなきゃいけないと思うんですが、
何から手をつけたらいいでしょうか？」
これは仕事が順調になってくると、誰もが通る道かも知れませんね。
わたしも独立当初はそうでした。
このような時に、ほとんどの人は
「緊急性の高い仕事をとりあえず着手し続けた結果、
気がつけば余裕のあったはずの仕事がいつの間にか
緊急性の高い仕事に変わっていて、
休み返上でやっつけ仕事で片付ける」
ことになりがちです。
それも、「万一に備えて処理するための予備日」を
確保している人はまだ良いのですが、それすらも埋まっていくと、
いよいよ業務の整理が必要になってきますね。
業務の整理とは、「何をやめて、何をやるか」を決めること。
ただ、それを考える前にやっておきたいことがあります。
ちなみに、このような人に次の質問をすると、
ほとんどの人がＮＯと答えます。
「人とのアポやセミナーなど時間が決まっている業務
【以外】のデスクワークや調べ物の時間を予算化して、
スケジュールに書き込んでいますか？」
つまり、デスクワークをいつ、どの時間帯にやるか、を
スケジュール帳に入れずに宙ぶらりんになっているのです。
頭の片隅には「いつか、やらなきゃ」とひっかかっているのですが、
それがスケジュール帳に書き込まれるまでは、放置。
そして、期限目前になってからはじめてTO DOリストに書き込まれます。
だったら、最初からスケジュール帳に入れておいたらどうでしょうか。
「後で移動可能なデスクワーク」として、「仮で」書いておく。
その日になってやれるならやるし、無理なら別の日にズラすだけ。
そこで必要なのが「時間見積もり」です。
時間見積もりとは、「そのデスクワークをやるのに何時間かかるか？」
を予測して数値化すること。
たとえば、「このセミナーのテキスト作成は、少なくとも３時間、
最大５時間で仕上げよう」という具合です。そうすれば、
その３時間なり５時間をどの日のどの時間にやるか、を決めやすくなります。
この時間見積もりは、はじめは訓練が必要ですが、
もし組織のメンバー全員がこれを習慣化できれば
確実に生産性はアップします。
ピンと来た人は、試してみてはいかがでしょうか。
「さらに理解を深めたい人はこちらの記事もオススメ」
新刊出版のお知らせ
画像をクリックすると動画に飛びます。
