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上司と部下のコミュニケーションギャップを解消するコミュニケーション術

スタッフの誤解や不満を招く前に、メールやSNSを連絡ツールとして使うときに決めておくこと。

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2021.01.22 執筆者:和仁 達也

スタッフ数が2~3人のころは、社内のやりとりは口頭で十分です。

しかし、パートも含めて10人以上になると、
全員が顔をあわせて会話をするのが難しくなります。

そんなとき、メールやSNSなどが
情報伝達の補助手段として有効になります。

いつでも空いた時間で、用件を投げかけておけば、
相手も自分の都合にあわせて受信でき、
お互いの勤務時間のズレを気にせずに報告・連絡・相談ができるからです。

しかし、仕事でメールを使う習慣がある人とそうでない人とでは、
微妙なズレがおこります。

しかもそれは、
あえて指摘するか黙認するかの微妙なライン
だったりするのですが、これが蓄積すると、
いらぬ誤解を招いて院内の空気を悪くしかねないので注意が必要です。

そんな例を1つご紹介しましょう。

ある医院で、院長がスタッフたちにメールで
セミナーへの参加を呼び掛けたときのこと。

院長は全スタッフに「同時送信」でメールを送りました。
そのセミナー参加のとりまとめは副院長が担当していたので、
参加希望者は院長と副院長に返信することになります。

ただ、その医院では慣習として
「全員への同時送信メールには、全員への同時送信で返信する」
ことが暗黙の了解となっていました。

それによって、お互いの考えがちゃんと共有できて
風通しがよくなるからです。

さて、セミナー参加の募集期間が終わったある日、
ある新人スタッフが「私も申込をしたんですけど?」と、
参加申込みリストに自分の名前がないことを不服そうに申し出てきました。

そのスタッフは、院長だけに返信メールを送っていて、
副院長には届いていなかったのです。

副院長にしてみれば、

「僕に参加申し込みのメールを送らなかった君の責任だ」

ということになります。

しかし、彼女には

「院長のメールにはちゃんと返信したのだから、
経営者(院長と副院長)側の責任だ」

という思いが(口には出しませんが)ありました。

それ以来、その医院では

「今後は“自分以外の人にも送られている同時送信メール”か
“自分宛てだけの個別メール”か、を必ず確認し、
原則として同時送信メールには同時返信することをルールにする」

ことになりました。

この医院では、以前、忘年会の参加者募集のときにも
同様の行き違いがあったばかりでした。

コミュニケーションにおいて、このようなちょっとした行き違いが、

「私は無視されている?のけものにされている?」

などと余計な誤解を招く恐れがあります。

とくにメールの活用法は、医院としての活用のルールを
確認して、言語化してみてはいかがでしょうか?

 

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  • 和仁 達也

    ビジョンとお金を両立させる専門家、ビジョナリーパートナー。1999年に27歳で独立、月1回訪問・月額30万円以上の顧問先を複数抱える。継続期間は平均10年で、20年以上の支援先も。この高額報酬で長期契約が続く【パートナー型】コンサルティングを学びたいコンサルタントや士業が養成塾や合宿に1,000人以上参加。2015年に日本キャッシュフローコーチ協会を設立。CFコーチの育成と普及に注力。著書多数。

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