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歯科医院の脱★ドンブリ経営 実践ストーリー

苦手な仕事を先送りせずに期限までにやり切る方法。 その秘訣は、他人の力を上手に借りること!

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2024.01.15 執筆者:和仁 達也

 
苦手な仕事はつい先送りしてしまいがちです。そして期限の直前になって
慌ててやっつけ仕事になることも。それを防ぐ秘訣は、他人の力を借りること
ですが、そこにはあるコツがあります。

歯科医院の事例ストーリーで紹介します。

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加藤院長は院長室のデスクで頭を抱えていた。
「どうしていつもやらなきゃいけないと分かっていることを、
先送りしてしまうんだろうか」

歯科医院朝の仕事は多岐にわたる。
通常の診療のほかに、医院の経営計画づくりやその見直し、
キャッシュフロー計画表の作成、キャンセル率のデータ把握など
様々な経営関連の作業もある。

また、患者さんの問診票やセミナーアンケートの取りまとめ、
新規の患者さんを集めるための販促ツールの作成、
院内配布資料の作成等の営業関連の仕事もある。

さらには、スタッフの育成に関する管理シートや人事評価制度の見直し、
採用募集の希望者への対応や業界関連の書類作成も
ルーティーンの業務として存在する。

院長1人とスタッフ5人の規模感では、
それらの業務を院長が1人で抱えてしまうことが多い。

そして加藤院長もご多分にもれず、それらの業務を1人で抱え込み、
そして締め切り間近になって慌てる日々が続いていた。

書類の作成等は提出期限があるからまだ良いが、
経営計画作りや販促ツールの作成などは第三者から
締め切りを迫られることがない。

そのため、予定日が来てもやり切ることがなく、
未完了のまま年を越すことも少なくなかった。

 
そんな未完了感が残ったまま時間を過ごすことに、
罪悪感とフラストレーションを感じていた加藤院長は、
キャッシュフローコーチの和仁に相談することにした。

「苦手な仕事をそれが得意な人に任せて、
自分は得意なことに集中したいのですが、どうしたらよいものでしょうか?」

 
キャッシュフローコーチは院長の意図を汲み取ると
大きく3つの方向性を提示した。

「加藤院長、医院経営において歯科院長がすべてのことに
関わらざるをえなくなり、どれも中途半端になりがちなのは、
何もやる気がないからではないと思います。

むしろどれもちゃんとやろうとするがあまり、
エネルギーが分散してしまっているのではないでしょうか。

そこで次の3つの方向性で整理したいと思います。

(1)自分でやる
(2)外注化する
(3)人に見守りサポートしてもらう

の3つ。

順番に説明しましょう。

 
(1)自分でやる

今までがそうだったわけで、これでうまくいくのであれば
良いのですが、エネルギーが分散してしまうのが現状ですよね。

なので加藤院長のケースでは(2)か(3)のどちらかに
業務を整理していくと良いと思います。

(2)外注化する

これは、外部の専門家に仕事を委託すると言うことです。
もちろん院内のスタッフに任せることができるならそのほうが
コストも最小限で済み、よいでしょう。

そしてユニークなのは、3つめです。

(3)人に見守りサポートしてもらう

これは何かと言うと、例えば計画づくりや書類の取りまとめを
しているときに、目の前で誰かに見守っていてもらい、
たまに必要な都度“壁内の壁”役として意見交換
しながら作業を進めると言う方法です。

 
これは、

「外注化するほどではなく自分でやれる業務だが、
一定の強制力がないと先送りしてしまいそうなこと」

に向いています。

例えばわたしも原稿の執筆をするときに、外部の専門家と
オンラインでつないで1時間の執筆を行うことがあります。

これは行き詰まったらパソコン越しに相手に質問を
投げかけてもらったり、フリートークしながら
新たな着想を得ることができ、1人で書き進めるより
はるかに仕事がはかどります。

 
そしてオンラインとは言えパソコンの向こうで
わたしの仕事を見てくれているので、わたしはよそ事を
するわけにもいかず“健康的な強制力”が発揮され、
1人でやっていた時とは比べ物にならない、
高い集中力を保つことができます。

イメージできますか?」

加藤院長はうなずきながら答えた。

「“見守りサポート”って面白そうですね。
確かに受験勉強の時も1人でやるより友人と一緒に
机に向かっていたほうがはかどっていたのを思い出します。」

キャッシュフローコーチは微笑みながら答えた。

「そうです!この見守りサポートのポイントは、
あくまで見守ってもらい、時々“壁打ちの壁”役として
話し相手になってもらう程度、というのがポイントなので、
相手に準備業務を求めるわけでもなく、
また高度な専門性を必要としないので、
外注に比べればお金がかかりません。

では加藤院長、今から3分お時間を取るので、
この紙に縦に線を引いて、左側には『外注化したいこと』、
右側には『見守りサポートを得て自分でやること』を
箇条書きで書き出していきましょう。」

キャッシュフローコーチはそういうとタイマーを用意して
3分間にセットして、ワークを始めた。

3分後加藤院長の手元の上には、冒頭に上がっていた
複数の業務が、左右に整理された。

それを眺めているだけで、気持ちが軽くなるのを感じて、
ふっと笑みが浮かんだ。

 

【今回のレッスン】

◎一人で仕事を抱え込んで、圧迫感を感じたときは、
 (1)自分でやる、(2)外注化する、
 (3)人に見守りサポートしてもらう、の3つに分類してみる。
“見守りサポート”とは、目の前で誰かに見守っていてもらい、
 必要な都度、“壁内の壁”役として意見交換しながら作業を進める方法。
 これは、「外注化するほどではなく自分でやれる業務だが、一定の強制力がないと
 先送りしてしまいそうなこと」に向いている。
◎このポイントは、見守ってもらい、
 時々“壁打ちの壁”役として話し相手になってもらう程度なので、
 相手に準備業務を求めるわけでもなく、また高度な専門性を必要としないので、
 外注に比べればお金がかからない。生産性が高まる裏技的方法である。

 

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  • 和仁 達也

    ビジョンとお金を両立させる専門家、ビジョナリーパートナー。1999年に27歳で独立、月1回訪問・月額30万円以上の顧問先を複数抱える。継続期間は平均10年で、20年以上の支援先も。この高額報酬で長期契約が続く【パートナー型】コンサルティングを学びたいコンサルタントや士業が養成塾や合宿に1,000人以上参加。2015年に日本キャッシュフローコーチ協会を設立。CFコーチの育成と普及に注力。著書に「年間報酬3000万円超えが10年続くコンサルタントの教科書」他多数。

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